Belanja di E-Purchasing (Toko Daring) bolehkah dibuatkan SPK atau Surat Perjanjian?
Saat ini produk yang tayang dengan metode pengadaan melalui e-purchasing baik di katalog elektronik ataupun toko daring, makin bertambah dan bervariasi. Mulai dari pengadaan makan minum, alat tulis kantor, peralatan elektronik, jasa event organizer dan lain-lain.
Dengan bervariasinya jenis pengadaan barang/jasa tersebut, ada jenis pengadaan tertentu yang dalam pelaksanaan kontraknya PPK merasa perlu untuk menuangkan klausul terkait syarat dan ketentuan yang dibutuhkan dalam pelaksanaan kontrak.
Untuk metode e-purchasing melalui katalog elektronik, PPK sudah difasilitasi dengan adanya tahapan penyusunan rancangan surat pesanan. Pada rancangan surat pesanan tersebut PPK dapat melengkapi klausul-klausul yang dibutuhkan dalam pelaksanaan pekerjaan.
Untuk pengadaan melalui toko daring, saat ini sepengetahuan saya bentuk surat pesanannya berupa Purchase Order (PO). Di dalamnya berisi keterangan instansi pemesan, nama penyedia, nama produk, jumlah, harga, alamat pengiriman, alamat tagihan, pengenaan pajak, dan ada kolom catatan yang dapat dipergunakan untuk menuangkan keterangan atau ketentuan dengan jumlah terbatas.
Hal ini yang menjadi latar belakang pertanyaan beberapa rekan pelaku pengadaan, ketika membutuhkan barang/jasa melalui e-purchasing khususnya di toko daring. Dalam hal ini untuk pengadaan barang/jasa yang diperlukan ketentuan lebih rinci dalam kontraknya.
Oleh karena itu saya akan menyampaikan beberapa hal yang bisa menjadi rujukan terkait bentuk kontrak di e-purchasing :
- Berdasarkan pasal 28 Perpres 12 Tahun 2021, dinyatakan bahwa bentuk kontrak melalui E-purchasing adalah Surat pesanan.
- Di dalam Peraturan LKPP Nomor 12 tahun 2021 dinyatakan bahwa Surat Pesanan merupakan bentuk perjanjian dalam pelaksanaan pengadaan melalui E-purchasing. Bentuk surat pesanan mengikuti praktik bisnis yang sudah mapan yang diterapkan dalam perdagangan melalui sistem elektronik.
- Di dalam Keputusan Deputi II LKPP Nomor 38 Tahun 2021 tentang Tata Cara Penyelenggaran Toko Daring terdapat ketentuan bahwa PPMSE Mitra Toko Daring bersedia memberikan dan mengakui bahwa seluruh pencatatan transaksi yang terjadi dalam PPMSE adalah valid dan sah sebagai bukti transaksi.
- Di dalam Peraturan LKPP Nomor 12 tahun 2021, dinyatakan bahwa untuk pengadaan barang/jasa tertentu yang membutuhkan pengaturan Kontrak yang lebih rinci atau diperlukan/dipersyaratkan secara administratif dalam proses pembayaran maka Surat Pesanan dapat ditindaklanjuti dengan Surat Perintah Kerja atau Surat Perjanjian.
Kesimpulan
- Purchase Order atau Surat Pesanan merupakan bentuk perjanjian/bukti transaksi yang sah ketika berbelanja melalui e-purchasing
- Dalam hal PPK merasa membutuhkan pengaturan lebih lanjut dalam pelaksanaan kontrak maka dapat ditindaklanjuti dengan menuangkannya dalam Surat Perintah Kerja atau Surat Perjanjian. Tentunya dengan memperhatikan nilai kontrak, jenis barang/jasa, dan/atau resiko pekerjaan.
- Dalam penerapannya, PPK harus berkoordinasi dengan penyedia terkait rancangan Surat Pesanan/Surat Perintah Kerja/Surat Perjanjian untuk disepakati.
Semoga bermanfaat.
